Course Learning

ERD Lengkap HRIS (31+ Tabel)

Lesson Overview

Estimasi Waktu: 30-45 menit (membaca dan memahami)
Level: Pemula
Tipe: Teori - tidak ada coding di lesson ini
Status: FREE PREVIEW

Di lesson sebelumnya, kita sudah menganalisis kebutuhan database dan menentukan modul-modul yang diperlukan. Sekarang saatnya memvisualisasikan struktur database tersebut dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram). ERD adalah "peta" yang menunjukkan semua tabel dan bagaimana mereka saling terhubung.

Lesson ini adalah lesson FREE PREVIEW - artinya bisa diakses tanpa berlangganan. Tujuannya agar calon member bisa melihat seberapa lengkap dan detail struktur database yang akan dibangun di kursus ini.

Apa itu ERD?

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah peta visual database. Bayangkan seperti denah rumah sebelum membangun:

Istilah ERD	Analogi Denah Rumah	Contoh di HRIS
Entity (Tabel)	Ruangan (kamar, dapur, ruang tamu)	employees, departments, payrolls
Attribute (Kolom)	Isi ruangan (kasur, meja, kursi)	name, email, salary
Relationship (Relasi)	Pintu penghubung antar ruangan	employee belongsTo department

Yang Akan Dipelajari di Lesson Ini:

No	Topik	Deskripsi
1	Cara Membaca ERD	Simbol PK, FK, UK dan jenis relasi
2	Master Data Tables	5 tabel referensi (departments, positions, dll)
3	Employee Tables	11 tabel data karyawan lengkap
4	Attendance & Leave	7 tabel kehadiran dan cuti (3 + 4)
5	Payroll & Tax	8 tabel penggajian dan pajak (5 + 3)

Mengapa ERD Penting?

Manfaat	Penjelasan
Visualisasi Sebelum Coding	Lihat big picture dulu, coding sekali jadi. Tanpa ERD = refactor berkali-kali.
Komunikasi Tim	ERD = bahasa universal untuk developer, DBA, dan stakeholder.
Deteksi Error Dini	Ketahuan tabel kurang/lebih, relasi salah. Fix di ERD lebih cepat dari fix di kode.
Dokumentasi	Onboarding developer baru jadi mudah. "Ini peta database kita."

Cara Membaca ERD

Sebelum kita melihat ERD lengkap, penting untuk memahami simbol-simbol yang digunakan. Simbol-simbol ini adalah standar industri yang digunakan di berbagai tools ERD seperti MySQL Workbench, dbdiagram.io, dan lainnya.

Berikut adalah simbol-simbol yang akan sering Anda temui di ERD:

Simbol	Nama Lengkap	Penjelasan	Contoh
`PK`	Primary Key	ID unik untuk setiap baris. Tidak boleh duplikat dan tidak boleh NULL.	`id` = 1, 2, 3...
`FK`	Foreign Key	Penghubung ke tabel lain. Nilainya harus ada di tabel referensi.	`department_id` → departments.id
`UK`	Unique Key	Tidak boleh duplikat, tapi boleh NULL (berbeda dengan PK).	`email` harus unik per karyawan
`?`	Nullable	Kolom boleh kosong (NULL). Tanpa tanda ini = wajib diisi.	`middle_name?` boleh tidak diisi

Selain simbol kolom, ada juga jenis-jenis relasi antar tabel yang perlu dipahami. Relasi menentukan bagaimana data di satu tabel terhubung dengan data di tabel lain.

Jenis Relasi Database:

Jenis Relasi	Penjelasan	Contoh di HRIS
One-to-Many (1:N)	Satu record di tabel A bisa punya banyak record di tabel B	1 Department : N Employees
Many-to-One (N:1)	Banyak record di tabel A merujuk ke satu record di tabel B	N Employees : 1 Department
One-to-One (1:1)	Satu record di tabel A hanya punya satu record di tabel B	1 User : 1 Employee
Many-to-Many (N:N)	Banyak record di A bisa terhubung ke banyak record di B (butuh pivot table)	N Employees : N Skills (via employee_skills)

1. Master Data Tables (5 Tabel)

Sekarang mari kita lihat ERD untuk setiap modul. Kita mulai dari Master Data - tabel-tabel referensi yang menjadi "kamus" untuk modul lain. Data di tabel ini jarang berubah dan digunakan sebagai referensi oleh tabel-tabel lain.

Setiap kotak di bawah merepresentasikan satu tabel. Warna header menunjukkan modul, dan isi kotak adalah kolom-kolom yang ada di tabel tersebut.

departments

id PK

name

code UK

parent_id FK?

is_active

positions

id PK

name

code UK

level

min_salary

max_salary

branches

id PK

name

code UK

latitude

longitude

radius

shifts

id PK

name

clock_in

clock_out

late_tolerance

holidays

id PK

name

date

type

Penjelasan Master Data Tables:

Tabel	Fitur Khusus	Digunakan Oleh
`departments`	Self-reference `parent_id` untuk hierarki (IT → IT Development)	employees, employee_mutations
`positions`	Level jabatan + range gaji (min/max salary)	employees, employee_mutations
`branches`	GPS koordinat + radius untuk geofencing absensi	employees, attendances
`shifts`	Jam kerja + toleransi keterlambatan	employees, attendances
`holidays`	Hari libur nasional + perusahaan	attendances, payrolls

2. Employee Tables (11 Tabel)

Modul Employee adalah yang paling kompleks karena menyimpan semua data terkait karyawan. Kita memisahkan data ke banyak tabel karena satu karyawan bisa memiliki banyak dokumen, banyak anggota keluarga, banyak kontrak, dan sebagainya.

Tabel utama adalah employees yang menjadi "pusat" dan terhubung ke semua tabel employee_* lainnya melalui foreign key employee_id.

employees

id PK

user_id FK

employee_id UK

first_name

last_name

email UK

department_id FK

position_id FK

branch_id FK

shift_id FK

manager_id FK?

join_date

employment_type

status

face_descriptor JSON?

employee_documents

id PK

employee_id FK

type

name

file_path

expiry_date?

employee_families

id PK

employee_id FK

name

relationship

gender

birth_date?

is_emergency_contact

is_bpjs_member

employee_contracts

id PK

employee_id FK

contract_number

type

start_date

end_date?

salary

status

employee_allowances

id PK

employee_id FK

component_id FK

amount

effective_date

employee_loans

id PK

employee_id FK

loan_number UK

loan_amount

remaining_amount

monthly_installment

start_date

status

employee_educations

id PK

employee_id FK

level

institution

major

graduation_year

gpa?

employee_certifications

id PK

employee_id FK

name

institution

issue_date

expiry_date?

credential_id?

employee_experiences

id PK

employee_id FK

company_name

position

start_date

end_date?

description?

employee_mutations

id PK

employee_id FK

mutation_type

from_department_id FK?

to_department_id FK?

from_position_id FK?

to_position_id FK?

effective_date

reason?

loan_payments

id PK

loan_id FK

payroll_id FK?

amount

payment_date

status

Relasi Employee:

departments --> employees --> employee_*

1 Department : N Employees : N (Documents, Families, Contracts, Loans, dll)

Fitur Khusus Employee Tables:

Fitur	Tabel/Kolom	Penjelasan
Hierarki Atasan	`manager_id`	Self-reference untuk struktur organisasi
Face Recognition	`face_descriptor` (JSON)	Data wajah untuk verifikasi absensi
Track Mutasi	`employee_mutations`	Riwayat promosi, demosi, rotasi
Pinjaman Karyawan	`employee_loans` + `loan_payments`	Pinjaman dengan cicilan bulanan

3. Attendance Tables (3 Tabel)

Modul Attendance mencatat kehadiran karyawan setiap hari. Sistem kita mendukung absensi modern dengan GPS geofencing dan foto selfie sebagai bukti kehadiran.

Selain absensi harian, modul ini juga menangani pengajuan lembur dan Work From Home (WFH) yang memerlukan approval dari atasan.

attendances

id PK

employee_id FK

date

clock_in

clock_in_latitude

clock_in_longitude

clock_in_photo

clock_out?

status

late_minutes

overtime_requests

id PK

employee_id FK

date

start_time

end_time

reason

status

approved_by FK?

wfh_requests

id PK

employee_id FK

date

reason

status

approved_by FK?

4. Leave Tables (4 Tabel)

Tabel-tabel untuk pengelolaan cuti:

leave_types

id PK

name

code UK

max_days_per_year

is_paid

is_carry_forward

leave_balances

id PK

employee_id FK

leave_type_id FK

year

entitled_days

used_days

carry_forward_days

leave_requests

id PK

employee_id FK

leave_type_id FK

start_date

end_date

total_days

reason

status

leave_approvals

id PK

leave_request_id FK

approver_id FK

level

status

notes?

approved_at?

Multilevel Approval System:

Tabel leave_approvals mendukung approval bertingkat yang fleksibel:

Level	Approver	Keterangan
1	Direct Manager	Atasan langsung karyawan
2	HR Manager	Untuk cuti lebih dari 3 hari
3	Director	Untuk cuti lebih dari 7 hari

Setiap level approval di-track terpisah dengan status dan timestamp, sehingga bisa diaudit kapan dan siapa yang approve/reject.

5. Payroll Tables (5 Tabel)

Modul Payroll adalah yang paling kompleks karena melibatkan banyak komponen perhitungan. Kita memisahkan master komponen gaji, komponen per karyawan, data payroll bulanan, dan detail per slip.

Struktur ini memungkinkan fleksibilitas tinggi - setiap karyawan bisa punya komponen gaji berbeda, dan setiap bulan bisa dihitung ulang dengan komponen yang berbeda.

salary_components

id PK

name

code UK

type

is_taxable

is_active

payroll_periods

id PK

name

start_date

end_date

payment_date

status

employee_payroll_components

id PK

employee_id FK

component_id FK

amount

effective_date

payrolls

id PK

employee_id FK

period_id FK

basic_salary

total_earnings

total_deductions

net_salary

status

payroll_details

id PK

payroll_id FK

component_id FK

type

amount

description?

6. Tax Tables (3 Tabel)

Tabel-tabel untuk perhitungan pajak PPh21:

tax_brackets

id PK

min_income

max_income?

rate

year

ptkp_settings

id PK

code UK

description

amount

year

tax_calculations

id PK

payroll_id FK

gross_income

ptkp_amount

taxable_income

tax_amount

method

Penjelasan Tax Tables:

Tabel	Fungsi	Contoh Data
`tax_brackets`	Bracket tarif PPh21 progresif	0-60jt: 5%, 60-250jt: 15%, dst
`ptkp_settings`	PTKP per status perkawinan	TK/0: 54jt, K/1: 63jt, K/3: 72jt
`tax_calculations`	Hasil perhitungan pajak per payroll	Gross, PTKP, PKP, Tax Amount

Dengan struktur ini, perubahan tarif pajak atau PTKP cukup update di tabel master, tidak perlu ubah kode program.

Ringkasan Total Tabel

Berikut adalah ringkasan lengkap semua tabel yang akan kita buat di sistem HRIS. Total ada 31+ tabel yang terbagi ke dalam 6 kategori.

Master Data

Employee

Attendance

Leave

Payroll + Tax

31+

Total Tabel

Modul	Tabel	Jumlah
Master Data	`departments`, `positions`, `branches`, `shifts`, `holidays`	5
Employee	`employees`, `employee_documents`, `employee_families`, `employee_contracts`, `employee_allowances`, `employee_loans`, `employee_educations`, `employee_certifications`, `employee_experiences`, `employee_mutations`, `loan_payments`	11
Attendance	`attendances`, `overtime_requests`, `wfh_requests`	3
Leave	`leave_types`, `leave_balances`, `leave_requests`, `leave_approvals`	4
Payroll	`salary_components`, `payroll_periods`, `employee_payroll_components`, `payrolls`, `payroll_details`	5
Tax	`tax_brackets`, `ptkp_settings`, `tax_calculations`	3

Checkpoint - Review Pemahaman

Sebelum melanjutkan ke lesson berikutnya, pastikan Anda sudah memahami ERD yang sudah dibahas. Coba jawab pertanyaan-pertanyaan berikut tanpa melihat jawaban terlebih dahulu.

Pertanyaan Review:

1. Apa arti simbol PK, FK, dan UK dalam ERD?
Hint: Primary, Foreign, Unique - apa perbedaan ketiganya?

2. Apa jenis relasi antara departments dan employees?
Hint: Satu departemen punya berapa karyawan? Satu karyawan di berapa departemen?

3. Mengapa tabel employees punya kolom face_descriptor?
Hint: Fitur modern untuk absensi

4. Apa fungsi tabel leave_approvals? Mengapa terpisah dari tabel leaves?
Hint: Multilevel approval - manager, HR, direktur

Jawaban:

1. Simbol ERD:
- PK (Primary Key) = ID unik untuk setiap baris, tidak boleh duplikat dan tidak boleh NULL
- FK (Foreign Key) = Penghubung ke tabel lain, nilainya harus ada di tabel referensi
- UK (Unique Key) = Tidak boleh duplikat, tapi boleh NULL (berbeda dengan PK)

2. Relasi departments - employees:
One-to-Many (1:N). Satu departemen bisa punya banyak karyawan, tapi satu karyawan hanya di satu departemen. Di Laravel: Department hasMany Employee, Employee belongsTo Department.

3. Kolom face_descriptor:
Untuk menyimpan data wajah karyawan dalam format JSON (face descriptor). Data ini digunakan untuk Face Recognition saat clock in/out - sistem akan membandingkan wajah yang difoto dengan data yang tersimpan.

4. Tabel leave_approvals:
Menyimpan approval bertingkat (manager → HR → direktur). Terpisah dari leaves agar bisa track setiap level approval dengan status dan timestamp masing-masing. Satu pengajuan cuti bisa punya banyak record approval (1 leave : N approvals).

Ringkasan Lesson

Yang Sudah Dipelajari di Lesson Ini:

1. Cara Membaca ERD:
- PK (Primary Key) = ID unik, tidak boleh duplikat dan NULL
- FK (Foreign Key) = Penghubung ke tabel lain
- UK (Unique Key) = Tidak boleh duplikat, boleh NULL
- Relasi: One-to-Many, Many-to-One, One-to-One, Many-to-Many

2. Struktur 31+ Tabel HRIS:
- Master Data (5): departments, positions, branches, shifts, holidays
- Employee (11): karyawan + dokumen, keluarga, kontrak, pinjaman, mutasi, pendidikan, sertifikasi, pengalaman
- Attendance (4): absensi + lembur + WFH
- Leave (4): jenis cuti + saldo + pengajuan + multilevel approval
- Payroll (6): komponen gaji + periode + slip + detail
- Tax (3): bracket tarif + PTKP + perhitungan

3. Fitur Unik ERD HRIS:
- Hierarki organisasi (manager_id, parent_id)
- Face Recognition (face_descriptor JSON)
- Multilevel Approval (leave_approvals dengan level)
- Geofencing (latitude, longitude, radius di branches)

Lesson Berikutnya: Migration Master Data

Di lesson 3, kita akan mulai praktik coding - membuat migration untuk tabel Master Data. Ini adalah langkah pertama mengubah ERD menjadi database nyata.

Yang akan dipelajari:
- Membuat file migration dengan php artisan make:migration
- Mendefinisikan kolom - string, integer, boolean, decimal, nullable
- Menambahkan constraint - unique, foreign key, index
- Menjalankan migrate untuk membuat tabel di database

Tabel yang akan dibuat:
departments, positions, branches, shifts, holidays

Dari ERD ke kode nyata - inilah inti dari database design! Setelah lesson 3-6 selesai, Anda akan memiliki database HRIS lengkap dengan 20+ tabel siap digunakan.

ERD Lengkap (31 Tabel)

ERD Lengkap HRIS (31+ Tabel)

Cara Membaca ERD

1. Master Data Tables (5 Tabel)

2. Employee Tables (11 Tabel)

Relasi Employee:

3. Attendance Tables (3 Tabel)

4. Leave Tables (4 Tabel)

5. Payroll Tables (5 Tabel)

6. Tax Tables (3 Tabel)

Ringkasan Total Tabel

Checkpoint - Review Pemahaman

Ringkasan Lesson